`` Bilgiye ulaşma yolunda sınırların size engel olmasına asla izin vermeyin ! ``
Yaşayan Arşivler KURUYORUZ…
DÜZENLİ ARŞİVİN SAĞLAYACAĞI FAYDALAR
a. İhtiyaç duyulan bilgi ve belgeye mümkün olan en kısa sürede ulaşmak.
b. Bilgi alış verisinin hızlı ve kesintisiz sürdürülmesini sağlamak.
c. Bilgi ve belgeleri mümkün olan en az maliyetle sunmak.
d. Bilgi ve belge kaybını önlemek.
e. Standartlara uygun arşive sahip olmak.
f. Arşiv mekânını gereksiz ve düzensiz evrak yığınlarından kurtarmak.
g. Arşiv malzemesini tespit etmek ve yasal saklama süresi dolan malzemeleri ayıklamak.
h. Arşiv malzemesini uygun şartlarda saklamak.
i. Birimlerden kurum arşivine devredilecek malzemelerin koordinasyon halinde yapılmasını sağlamak.
j. Ayıklama işlemlerini yapmak ve imha edilecek malzeme listelerini güncellemek.
k. Gereksiz malzemenin saklanmasını önlemek.
l. Kamu Kurumlarında, devlet arşivlerine gönderilecek malzemeleri tespit etmek ve listelerini kuruma teslim etmek.
Düzenli arşivden beklenen fayda; ihtiyaç duyulan dosya ve belgeye en kısa sürede erişebilmektir.
Fiziksel Arşiv Projesi ile;
I. Zamandan, mekândan, emekten ve ekipmandan tasarruf sağlayacaksınız.
II. Bilgi ve belge kaybını önleyecek, doğru bilgiye kısa zamanda ulaşacaksınız.
III. Personel moral ve motivasyonunu sağlayacaksınız.
Arşiv Düzenleme Hizmeti İş Kalemleri;
a. Tasnif işlemi,
b. Yasal saklama süresi dolan dosya ve evrakların ayıklanması,
c. Dosyaların nitelenmesi, dosya veri girişlerinin yapılması.
d. Dosya değişimlerinin yapılması (İsteğe bağlı olarak yıpranan dosyalar için).
e. Dosyaların kutulanması.
f. Etiketleme İşlemi(Dosya ve kutular için)
g. Kutuların raflara yerleştirilmesi.
h. Mükerrer dosyaların birleştirilmesi.
j. Dosya hizmeti verme (İşin yapılması aşamasında).
k. Raporların hazırlanması (Mevcut Durum, Fark Analizi ve İş Bitiş Raporu).
l. Proje süresince Eğitim ve Danışmanlık Hizmeti.
m. Dosya atama ve aidiyet bilgilerinin Otomasyona girilmesi.
Düzenli arşiv ile belgeye daha güvenli ve hızlı erişeceksiniz.
Fiziksel Arşiv Düzenleme çalışması ile Dijitalleştirme aynı projede yapılabilir. Düzenleme yapılmadan dijitalleştirme işlemi yapmak, dağınık fiziki yapının, dijital çöplüğe dönüşmesi ile sonuçlanabilir.
- Kamu Kurumlarında imha süreçleri Devlet Arşivleri tarafından hazırlanan standarda uygun olarak tespiti yapılmaktadır.
- Özel işletmeler için ise; proje kapsamında şirket dosya planı ve dosya saklama planı çalışmasını özel olarak gerçekleştirmekteyiz.
- Arşiv düzenleme aşamasında Kurumsal Arşiv Yönetimi belirlenir ve Arşiv Otomasyonu kurulur.
- Arşiv Otomasyonunda, fiziki arşiv, dijital arşiv ve EBYS ile entegrasyona uygun Otomasyon seçilir.
Arşiv Düzenleme sürecinde yasal saklama süreleri dolan malzemeler tespit edilir, ayıklanır ve imha listeleri işverene sunulur. İmha işlemi ile yaşayan arşiv kurulur.
Dijitalleştirilen arşivlerde arşivin yükünün azalır mı?
Arşivi kullanan birimlerin doğru bilgiye 2 saniyede erişmesi kolaylığının yanında arşivin yükü artar.
Gelen Belgelerin düzenlenmesi,
Belgelerin Dijitalleştirilmesi ve indekslenmesi,
Dosya yerleştirme , etiketleme işlemleri,
Kurum Arşivine devir, ayıklama ve imha süreçleri,
Devlet Arşivlerine gidecek malzemenin tespiti ve süreci gibi yoğun iş gücü oluşacaktır.
Dijital arşiv yapan kurum ve işletmeler sistemin devamı için arşivci istihdam etmeleri sistemin devamı açısından önemlidir.