DÜZENLİ ARŞİVLER NASIL KURULUR VE HANGİ İŞLEMLER YAPILIR?
Firmamız 2005 yılında “Düzensiz Arşivler Kalmasın” sloganı ile yolculuğuna başlamış ve yüzlerce kurum ve şirketin arşivlerini yaşayan arşivlere dönüştürmüştür.
Arşivden amaçlanan fayda, doğru belge ve bilgiye en kısa sürede ulaşabilmektir.
Binlerce Dosya ve yüzbinlerce belgeden oluşan arşivlerde belgeye ulaşmanın yolu, düzenli arşivler kurmaktır.
Her ne kadar arşivlerin dijitalleştirilmesi ile belgenin görüntüsüne 2 saniye gibi bir sürede erişilebilse de, yargı kurumları bazen belgenin aslını istemektedirler.
Dağınık ve düzensiz arşivleri, düzensiz haliyle tarayıp dijital çöplük haline getirmek yerine, dijitalleştirmeden önce veya dijitalleştirme ile beraber düzenli arşivin kurulması doğru bir yöntem olacaktır.
DÜZENLİ ARŞİVLER İÇİN YAPILACAK İŞLEMLER
Dosyaların Tasnif Edilmesi
Dosyaların en uygun fiziksel düzenleme kriterine göre (yıl, bölge, dosya no vd.) düzenlenmesi
Dosyaların Ayıklanması
Saklama süreleri dolan dosyaların ayıklanmaları(Kamu kurumlarında Standart Dosya Planına göre) işlemi yapılmaktadır.
Ayıklanan, saklama süreleri dolmuş dosyaların listelenerek ve kutulanarak imhaya hazır hale getirilmeleri,
Özel şirketlerde ise Arşiv Firması uzmanları tarafından Dosya Saklama Planı çalışması yapılacaktır.
Dosyaların Kutulanması
Dosyaların dosya numaraları ve hacimlerine göre kutulanmaları
Kutular üzerine geçici kutu numaralarının yazılması
Dosya ve Kutuların Etiketlenmesi
Dosyaların, Başbakanlık devlet arşivleri standardında yer alan kodlama bilgilerine göre etiketlenmeleri,
Özel işletmelerde ise şirketin yapısına uygun Dosya Planı çalışması yapılması gerekir.
Kutuların Raflara Yerleştirilmesi
Dosyaların kutulandıktan ve etiketlendikten sonra kutu numaraları birbirini takip edecek şekilde raflara yerleştirilmesi
Mükerrer Dosyaların Birleştirilmesi
Birden fazla kaydı olan mükerrer dosyaların fiziksel olarak birleştirilmeleri
Fiziksel olarak birleştirilen dosyaların bilgisayardaki kayıtlarının da birleştirilerek düzeltilmesi şartlarını içermektedir.
Dosyaların Nitelenmesi
Dosyaların bulunmasını sağlayan dosya bilgilerinin tanımlanması
Dosyaların bulunmasını sağlayan referans (adres) bilgilerinin oluşturulması şartlarını içermektedir.
Dosyalara ait bilgilerin Veri Girişlerinin yapılması
Nitelenen dosyaların kayıtlarının bilgisayara girilmesi şartını içermektedir.
Hizmet Verme
Proje esnasında yüklenici tarafından üzerinde çalışma yapılan dosyaların ilgili birimler tarafından talep edilmesi durumunda, bu dosyalarla ilgili her türlü yükümlülük ve dosyaların takibinin yapılması.İlgili kayıtların tutulması ve iş tesliminde rapor halinde idareye sunulması
Raporların Hazırlanması
Yüklenici, yaptığı işlerle ilgili olarak, aylık periyotlarda detaylı raporlar hazırlayıp işverene sunacaktır.
Arşiv düzenleme sürecinde, yasal saklama süreleri dolan malzemelerin ayıklanması, arşivin standarda bağlı düzenlenmesinden sonra Dijital Arşiv sürecine geçilir.
Dağınık ve düzensiz arşivleri, düzensiz haliyle tarayıp dijital çöplük haline getirmek yerine, dijitalleştirmeden önce veya dijitalleştirme ile beraber düzenli arşivin kurulması doğru bir yöntem olacaktır.